Документальное оформление расходов на ГСМ

Добрый день, господа эксперты!!!
Знаю, будете ругаться и негодовать, НО на нашей фирме расходы на ГСМ оформляются БЕЗ участия путевых листов. На мой вопрос директору "почему здесь так?" мне ответили "мы когда-то пытались ввести, мне не принципиально, людей на учёт у меня нет, есть лимиты, я знаю что они тратят ровно столько-ВСЁ!".
На предприятии (ОСНО!) имеет место быть следующее: ГСМ по картам, установлены лимиты на каждого сотрудника, списание в расходы идёт в пределах лимитов, пользуются топливом как монтажники (рабочие) так и сам директор, гл.бух, глав.инженер и т.д. Никаких договоров с экипажем, без него и приказов на установление лимитов и выделении компенсации сотрудникам за использ.лич.а/м НЕТ! Так же имеются 2 ГАЗели-собственность ООО.
Мне нужна Ваша компетентная помощь в этом щекотливом вопросе.
А вот теперь вопросы:
1) Что мне необходимо сделать (и как можно быстрее). Как грамотно и выгодно оформить и чтобы списание было обоснованным, и чтобы налогов НЕ платить 😀? Можно просто собрать заявления с сотрудников на компенсацию и при этом списывать ГСМ (уменьшая прибыль) по установленным нормам?
2) Или же договор с каждым в отдельности сотрудников "с экипажем"..."без..."???
3) Бланк (пример) приказа на установления лимитов?
Может быть кто-то уже так работает и на своём примере и опыте поделится. Есть какой-то упрощённый вариант оформления?!
P.S.:"понимаю что можно задавать только один вопрос, но здесь отделить одно от другого невозможно. простите и поймите!".